第一章 总 则

第一条 为确保安庆师范大学校友会（以下简称“校友会”）档案的完整、准确、系统，促进档案管理工作的规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》《安庆师范大学校友会章程》等相关规定，制定本办法。

第二条 本办法中档案是指本会原始档案和在各项业务活动中形成的，所涉及内容已处理完毕或暂告一段落的，并具有查考、保存价值的，需集中保管的各种载体信息。

第二章 档案内容

第三条 本办法档案内容主要包括：

1.需要执行的上级主管部门颁发的文件，以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件；

2.上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证；

3.领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

4.贯彻执行上级主管部门政策、通知等所召开会议的主要文件材料；

5.校友会的请示与上级部门的批复文件；

6.召开理事会等会议材料，以及各种声像材料；

7.校友会成立、合并、更名、章程、制度、变更及备案等资料；

8.校友会签发的各种正式文件（会议纪要、决议等）、用印登记表、年度计划、总结、报告等；

9.校友会年检、评估、考核、评优材料；

10.校友会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；

11.校友会的大事记，反映本会重要活动事件的简报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；

12.校友会历届理事会名册、工作人员及志愿者名册；

13.校友会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件；

14.校友会开展业务活动的有关文件材料；

15.校友会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料；

16.其他具有保存价值的文件材料。

第三章 档案保管与利用

第四条 校友会档案由内设各部门负责收集、整理，由秘书办公室保管。

第五条 校友会工作人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，并编制索引。

第六条 根据工作实际需要，校友会档案可存放学校档案馆或校友会档案室。

第七条 查借阅档案要办理相关手续，借阅档案应及时归还。

第四章 附 则

第八条 本制度由校友会理事会负责解释和修订。

第九条 本制度自 2005 年 4 月 18 日 校友会理事会通过之日起实施。